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Was passiert als Nächstes?
Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Rechnung erstellen können, besteht eine gute Chance, dass Sie einem Kunden oder einem Kunden die verkauften Waren/erbrachten Dienstleistungen in Rechnung stellen möchten. Wir haben einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der erklärt, wie eine Rechnung für Ihr Unternehmen erstellt wird und wie Sie dies entweder manuell oder mithilfe eines automatisierten Fakturierungstools tun können. Aber lassen Sie uns zunächst mit ein paar Grundlagen beginnen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das ein Verkäufer oder ein Unternehmen einem Kunden zur Verfügung stellt und in dem die Menge und der Preis der verkauften Produkte oder der in Anspruch genommenen Dienstleistungen aufgeführt sind. Es ist üblich, dass Unternehmen eine Rechnung senden, um ihren Kunden ausstehende Zahlungen in Rechnung zu stellen.
Schauen wir uns eine typische Rechnungsvorlage an.
Was ist eine Rechnung?
Bei der Erstellung einer Rechnung müssen mehrere obligatorische Angaben gemacht werden. Dies ermöglicht Transparenz und eine klare Kommunikationslinie.
Hier ist eine Liste aller Details, die Sie in eine Geschäftsrechnung aufnehmen müssen:
Dies ist eines der wichtigsten Details, die Sie angeben müssen. Das Wort „Rechnung“ sollte fett gedruckt und am oberen Rand des Dokuments angegeben werden. Dies verdeutlicht den Zweck des Dokuments und qualifiziert es als Handelsdokument.
Der Name Ihres Unternehmens ist eine weitere obligatorische Angabe, die Sie in Ihrer Rechnung angeben müssen. Machen Sie ihn deutlich sichtbar und in den oberen Bereich des Dokuments. Es ist immer besser, auch das Logo Ihres Unternehmens einzufügen. Dies ist erforderlich, um mögliche Verwirrung darüber zu vermeiden, von wem die Produkte/Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden.
#3 Ihre Geschäftsadresse und Kontaktinformationen
Dies ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Rechnung, da es Ihren Kunden die Informationen gibt, die sie benötigen, um Sie zu kontaktieren, falls sie Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die vollständige Adresse, die Festnetz-/Handynummer und die Support-E-Mail-ID Ihres Unternehmens angeben.
Um den Überblick über all Ihre Rechnungen zu behalten und die Buchhaltung zu erleichtern, einzigartig Jeder Rechnung, die Sie senden, muss eine Rechnungsnummer zugewiesen werden. Beispielsweise könnten Sie für Ihre erste Rechnung mit der Rechnungsnummer 001 beginnen und sich dann nach oben arbeiten.
Einige Unternehmen fügen ihren Rechnungen auch Datumsmarkierungen hinzu, um sie besser kategorisieren zu können. Dies könnte so etwas wie die Rechnung Nr. 0318001 sein, was bedeutet, dass es sich um die erste Rechnung für den Monat März 2018 handelt.
#5 Rechnungsdatum
In den meisten Unternehmen verlangen die Zahlungsrichtlinien, dass der Kunde das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ab dem Datum der Rechnungserstellung bezahlt. Um dies zu erleichtern, muss das Datum der Erstellung oder das Rechnungsdatum angegeben werden.
Es empfiehlt sich auch, das Lieferdatum in Ihre Rechnungsdetails für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen aufzunehmen.
Dies ist der wichtigste Teil jeder Rechnung, da darin angegeben ist, was genau dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Vor diesem Hintergrund ist es am besten, sie so detailliert wie möglich zu gestalten. Vermeiden Sie vage Beschreibungen oder unkategorisierte Cluster.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Beschreibung des Produkts/der Dienstleistung, die Menge, den Tarif, den Rabatt, den Betrag und die Zwischensumme genau angeben. In diesem Abschnitt können Sie auch alle anderen fakturierbaren Ausgaben angeben, für die der Kunde aufkommen muss.
Hier ist ein Beispiel für eine korrekt aufgeschlüsselte Rechnungsbeschreibung.
Jedes Unternehmen muss feste Bedingungen haben, wenn es darum geht, Zahlungen von Kunden zu erhalten. Diese Bedingungen können je nach Geschäftsart, Standort, Branchenstandards und Geschäftsanforderungen unterschiedlich sein. Um Pannen zu vermeiden, empfiehlt es sich immer, die grundlegenden Zahlungsbedingungen vorher mit dem Kunden zu besprechen und sie auf der Rechnung aufzudrucken.
Hier ist ein Beispiel.
Für jede Rechnung ist ein Abschnitt „Rechnungsadresse“ erforderlich, in dem Sie den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Kunden angeben. Wie bei Ihren eigenen Geschäftsinformationen werden die Kundendaten benötigt, um jegliche Verwirrung darüber zu vermeiden, an wen die Waren/Dienstleistungen verkauft werden.
Geben Sie das Fälligkeitsdatum für die Zahlung deutlich auf Ihrer Rechnung an, damit der Kunde weiß, wann er zahlen muss, und genügend Zeit hat, um seine Finanzen in Ordnung zu bringen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Umsatzsteuerdetails als Teil Ihres fälligen Gesamtbetrags angeben. Die Umsatzsteuern können je nach Standort Ihres Unternehmens unterschiedlich sein. Überprüfen Sie daher Ihre örtliches Finanzamt für die Einzelheiten.
Dies sind die wichtigsten Details, die Sie in Ihrer Rechnung angeben müssen. Davon abgesehen, wie geht man vor, um eine zu erstellen?
Nun, es gibt zwei Möglichkeiten, das zu tun. Sie können entweder manuelle Rechnungen erstellen und Ihr eigenes Ablagesystem verwalten, oder Sie können es über ein Drittanbieter-Tool automatisieren.
Manuelle Rechnungserstellung
Dies kann erreicht werden, indem manuell ein Rechnungsformat mit einer Software wie MS Excel erstellt und die Details eingegeben werden. Der Nachteil dabei ist, dass die Indexierung und Pflege eines Rechnungsrepositorys zu einer mühsamen Aufgabe wird. Andererseits sind manuelle Rechnungen auch schwer zu hacken.
Hier ist ein Videoanleitung wie man eine manuelle Rechnung erstellt.
Automatisierte Rechnungsstellung
Die Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses kann Ihnen viel Ärger ersparen. Es gibt eine Reihe von Tools für die Online-Rechnungsstellung, die Sie verwenden können. Hier ist eine Liste einiger solcher Tools.
PS: Sie können sich auch weitere Rechnungsvorlagen ansehen hier.
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