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Que se passera-t-il ensuite ?
Si vous vous demandez comment créer une facture, il y a de fortes chances que vous souhaitiez facturer un client ou un client pour les biens vendus ou les services rendus. Nous avons élaboré un guide complet expliquant comment créer une facture pour votre entreprise et comment vous pouvez le faire manuellement ou à l'aide d'un outil de facturation automatisé. Mais d'abord, commençons par quelques notions de base.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document juridiquement contraignant qu'un vendeur ou une entreprise fournit à un client, détaillant la quantité et le prix des produits vendus ou des services fournis. Il est courant pour les entreprises d'envoyer une facture afin de facturer à leurs clients tout paiement impayé.
Jetons un coup d'œil à un modèle de facture classique.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Lors de la création d'une facture, plusieurs informations obligatoires doivent être incluses. Cela permet de garantir la transparence et une ligne de communication claire.
Voici une liste de tous les détails que vous devez inclure dans une facture professionnelle :
C'est l'un des détails les plus importants que vous devez inclure. Le mot « Facture » doit être indiqué en gras et en haut du document. Cela permet de clarifier l'objectif du document et de le qualifier de document commercial.
Le nom de votre entreprise est un autre détail obligatoire que vous devez inclure sur votre facture. Placez-le bien en évidence et placez-le vers le haut du document. Il est toujours préférable d'inclure également le logo de votre entreprise. Cela est nécessaire afin d'éviter toute confusion possible quant à la personne auprès de laquelle les produits/services ont été utilisés.
#3 Votre adresse professionnelle et vos coordonnées
Il s'agit d'un élément essentiel de votre facture, car il fournit à vos clients les informations dont ils ont besoin pour vous contacter en cas de questions. Assurez-vous d'inclure l'adresse complète de votre entreprise, votre numéro de ligne fixe/mobile et l'adresse e-mail d'assistance.
Afin de suivre toutes vos factures et de faciliter la comptabilité, unique Un numéro de facture doit être attribué à chaque facture que vous envoyez. Par exemple, vous pouvez commencer par la facture n° 001 pour votre première facture, puis progresser.
Certaines entreprises incluent également des marqueurs de date dans leurs factures, afin de mieux les classer. Il peut s'agir de quelque chose comme la facture n° 0318001, ce qui signifie qu'il s'agit de la première facture du mois de mars 2018.
#5 Date de facturation
Dans la plupart des entreprises, les politiques de paiement obligent le client à payer l'entreprise dans un certain délai à compter de la date de génération de la facture. Pour faciliter cela, la date de génération ou la date de facturation doit être mentionnée.
Il est également recommandé d'inclure la date de livraison dans les détails de votre facture pour les biens ou services fournis.
Il s'agit de la partie la plus importante de toute facture, car elle indique exactement ce pour quoi le client est facturé. Dans cet esprit, il est préférable de le rendre aussi détaillé que possible. Évitez d'utiliser des descriptions vagues ou des groupes non classés.
Assurez-vous de fournir des informations détaillées sur la description du produit/service, la quantité, le tarif, la remise, le montant et le sous-total. Vous pouvez également inclure toutes les autres dépenses facturables que le client doit payer dans cette section.
Voici un exemple de description de facture correctement détaillée.
Chaque entreprise doit avoir défini des conditions lorsqu'il s'agit de recevoir des paiements de ses clients. Ces termes peuvent varier en fonction de votre type d'entreprise, de votre localité, des normes de l'industrie et des besoins commerciaux. Afin d'éviter tout problème, il est toujours recommandé de discuter au préalable des conditions de paiement de base avec le client et de les imprimer sur la facture.
Voici un exemple.
Chaque facture nécessite une section « Facturation à », dans laquelle vous indiquez le nom, l'adresse et les coordonnées du client. Comme c'est le cas pour vos propres informations commerciales, les coordonnées du client sont nécessaires pour éviter toute confusion quant à la personne à qui les biens/services sont vendus.
Mentionnez clairement la date d'échéance de paiement sur votre facture, afin que le client sache quand payer et dispose d'un préavis suffisant pour régler ses finances.
Assurez-vous d'inclure toutes les informations relatives à la taxe de vente dans le montant total dû. Les taxes de vente peuvent varier en fonction de l'emplacement de votre entreprise, alors vérifiez bureau des impôts local pour les détails.
Ce sont les informations les plus importantes que vous devez inclure dans votre facture. Cela étant dit, comment procédez-vous pour en créer un ?
Eh bien, il y a deux manières de s'y prendre. Vous pouvez soit créer des factures manuelles et gérer votre propre système de classement, soit l'automatiser à l'aide d'un outil tiers.
Création manuelle de factures
Cela peut être fait en créant manuellement un format de facture à l'aide d'un logiciel tel que MS Excel et en remplissant les détails. L'inconvénient est que l'indexation et la gestion d'un répertoire de factures deviennent une tâche fastidieuse. Mais d'un autre côté, les factures manuelles sont également difficiles à pirater.
Voici un tutoriel vidéo sur la façon de créer une facture manuelle.
Facturation automatisée
L'automatisation de votre processus de facturation peut vous éviter bien des tracas. Il existe un certain nombre d'outils de facturation en ligne que vous pouvez utiliser. Voici une liste de quelques outils de ce type.
P.S. Vous pouvez également consulter d'autres modèles de factures ici.
Alors voilà ! Vous disposez désormais de toutes les informations dont vous avez besoin pour créer des factures exceptionnelles et riches en détails !
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