10 défis majeurs auxquels les agences sont confrontées dans le cadre de leur croissance

1. Trouver de nouveaux prospects et clients

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Avec d'innombrables agences proposant des services similaires, se démarquer est un défi et devient de plus en plus difficile. Le marché en ligne est trop saturé et concurrentiel. C'est exactement pourquoi les agences ont besoin d'un USP qui les distingue de la concurrence. La plupart des agences ne sont pas en mesure de comprendre cet USP qui les empêche de se démarquer de leurs concurrents.

❌ Il est important d'établir un climat de confiance pour acquérir de nouveaux clients. Cependant, étant donné que de nombreuses agences proposent des services similaires, il peut être difficile pour les prospects de comprendre et de différencier quelle agence est réellement fiable.

❌ Les petites agences, en particulier, peuvent avoir des difficultés avec des ressources limitées. Cela peut inclure un manque de budget pour les efforts de marketing, et dans le même temps, un personnel insuffisant pour gérer la génération de prospects peut entraîner une diminution des activités de génération de prospects. Tout se résume souvent à la maximisation des ressources en tant qu'agence.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce défi ?

✅ Tout d'abord, concentrez-vous sur l'augmentation de la visibilité de votre site Web sur les moteurs de recherche. Commencez par un référencement régulier et assurez-vous que votre site est optimisé pour les moteurs de recherche afin que les clients potentiels puissent facilement vous trouver. Réfléchissez aux mots clés que votre public recherche et intégrez-les naturellement à votre contenu. Pensez également à créer des pages de destination dédiées à des services spécifiques. Ces pages doivent mettre en valeur vos offres et inclure des appels à l'action (CTA) clairs qui encouragent les visiteurs à contacter ou à s'inscrire pour obtenir plus d'informations.

✅ Les réseaux sociaux sont un outil puissant pour entrer en contact avec des clients potentiels. Soyez actif sur les plateformes où votre public se retrouve et partage du contenu précieux, répondez à des questions et essayez également de participer à des conversations.

✅ Commencez à participer à des événements et soyez plus actif dans les communautés, alias Network. Participez à des événements de l'industrie, à des foires commerciales et à des réunions d'affaires locales pour rencontrer des clients potentiels en face à face. Ces interactions peuvent mener à des liens précieux.

✅ En tant qu'agence, vous pouvez commencer par proposer des ressources précieuses telles que des livres électroniques téléchargeables ou des guides en échange d'inscriptions par e-mail. Une fois que vous avez établi une liste, créez des séquences d'e-mails pour maintenir l'engagement de votre public. Le fait de partager régulièrement des informations et des mises à jour via cette liste de courrier électronique peut aider à établir une relation avec des clients potentiels et à garder vos services au premier plan de leurs préoccupations.

✅ Encouragez vos clients satisfaits à vous recommander de nouveaux clients en leur offrant des incitatifs, il n'est pas nécessaire que ce soit quelque chose d'important, certaines remises ou offres spéciales devraient faire l'affaire.

2. Améliorer la fidélisation de la clientèle

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ De nombreuses agences ne parviennent pas à adapter leurs services aux exigences de leurs clients, ce qui pourrait donner à vos clients l'impression que leurs besoins spécifiques ne sont pas satisfaits.

❌ La plupart des agences ne mettent pas en place de canaux de communication clairs, ce qui laisse souvent vos clients insatisfaits des mises à jour des projets et des autres nouvelles offres de services. La plupart du temps, cela peut également créer de la frustration et de l'incertitude, ce qui nuit à la confiance nécessaire à une relation client solide.

❌ Les agences qui ne répondent pas activement aux exigences de leurs clients peuvent avoir du mal à les fidéliser. Lorsque les agences ne proposent pas de services à valeur ajoutée ou n'anticipent pas l'évolution des objectifs des clients, elles risquent de perdre leur pertinence. En fin de compte, les clients ne peuvent pas leur faire confiance et se tournent plutôt vers des alternatives.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce défi ?

✅ Mettez en place un système dans lequel vous classez les clients en fonction de leurs besoins, de leurs préférences et de leurs comportements. Ce faisant, vous créez des communications et des services personnalisés qui trouvent un véritable écho dans chaque segment spécifique, ce qui rend votre approche plus efficace et personnelle.

✅ Utilisez les outils CRM pour suivre les interactions et les préférences de vos clients. Cela vous aidera à élaborer des messages et des propositions personnalisés qui répondent directement à leurs problèmes et à leurs objectifs uniques. Il s'agit de leur faire sentir qu'ils sont compris et valorisés.

✅ En tant qu'agence, essayez de demander des commentaires par le biais de sondages ou de rencontres individuelles pour mieux comprendre les besoins de votre client ou en cas de changement des exigences. Ces commentaires sont précieux ; utilisez-les pour adapter vos services et améliorer l'expérience globale de vos clients. Cela montre que vous êtes à l'écoute et que vous êtes prêt à évoluer.

✅ Créez des canaux de communication dédiés, tels que Slack, des newsletters par e-mail ou des portails clients, pour les mises à jour des projets. Assurez-vous que les clients savent comment vous joindre et à quoi s'attendre en termes de fréquence de communication. Cette clarté renforce la confiance et les tient au courant.

✅ Planifiez des réunions d'enregistrement régulières (mensuelles ou trimestrielles) pour discuter de l'avancement du projet, répondre à toute préoccupation et fournir des mises à jour sur les tendances du secteur. Ces réunions renforcent le partenariat et maintiennent l'engagement des clients, en veillant à ce qu'ils se sentent valorisés tout au long du processus.

✅ Fournir aux clients des rapports clairs et concis sur l'état d'avancement et les résultats des projets. Utilisez des éléments visuels et un langage simple pour faciliter la digestion des informations. La transparence contribue dans une large mesure à renforcer la confiance et la satisfaction.

✅ Investissez du temps pour comprendre les objectifs à long terme de votre client. Discutez de leurs objectifs commerciaux et de la manière dont votre agence peut les aider à évoluer. Cet investissement montre que vous n'êtes pas simplement un fournisseur, mais un partenaire dans leur parcours.

3. Stacks technologiques obsolètes

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ De nombreuses agences s'en tiennent à ce qu'elles savent et finissent souvent par atteindre une zone de confort où elles hésitent à introduire de nouveaux changements. Cela est souvent dû à la peur des perturbations ou à l'idée que les nouveaux systèmes pourraient être trop compliqués.

❌ De nombreuses agences ont des budgets serrés, ce qui rend difficile l'investissement dans les technologies modernes. Ils mettent souvent l'accent sur les économies à court terme plutôt que sur l'efficacité à long terme.

❌ Certaines agences ne se rendent peut-être même pas compte de l'existence des outils et des technologies les plus récents. Sans explorer et rechercher de nouveaux outils, ils risquent de prendre du retard par rapport à la concurrence.

❌ Les agences qui décident d'adopter de nouvelles technologies n'offrent parfois pas une formation suffisante à leur personnel. Sans intégration et assistance appropriées, les employés risquent de se rabattre sur des systèmes familiers et obsolètes.

❌ Au fil du temps, les agences se retrouvent souvent avec un méli-mélo d'outils qu'elles ont mis au point sans stratégie solide. Il en résulte une infrastructure technologique décousue, difficile à gérer et à optimiser.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce défi ?

✅ Créez un environnement qui encourage le changement et l'innovation au sein de votre agence. Assurez-vous de mettre l'accent sur les avantages des nouvelles technologies, cela motivera votre équipe à les apprendre mieux et plus rapidement.

✅ Examinez de près le budget de votre agence et déterminez si l'investissement dans les nouvelles technologies pourrait générer des rendements importants. Montrez comment les outils modernes peuvent contribuer à augmenter les niveaux de productivité et à réduire les coûts à long terme.

✅ Passez en revue votre infrastructure technologique actuelle et débarrassez-vous des outils redondants ou inefficaces. Concentrez-vous sur l'intégration de plateformes qui fonctionnent bien ensemble.

✅ Au lieu de remanier l'ensemble de la technologie en une seule fois, adoptez une approche par étapes. Introduisez progressivement de nouveaux outils tout en conservant les anciens systèmes jusqu'à ce que tout le monde se sente pleinement à l'aise.

5. Clôture des ventes

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Vos clients potentiels peuvent hésiter à s'engager auprès de vous en raison de l'incertitude quant aux résultats auxquels ils peuvent s'attendre compte tenu du montant et du temps qu'ils investissent, c'est-à-dire du retour sur investissement.

❌ Parfois, les agences ont de la difficulté à communiquer clairement leur proposition de valeur ou la manière dont leurs services répondent aux besoins spécifiques des clients.

❌ Les clients ont souvent des budgets limités, ce qui peut donner lieu à des discussions difficiles sur les prix et la valeur.

❌ De nombreux clients passent par de longues discussions internes avant de prendre une décision, ce qui peut retarder la conclusion des transactions.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce problème ?

✅ Définissez clairement ce qui distingue votre agence de ses concurrents. Mettez en avant votre USP, vos études de cas, tout ce qui est synonyme de succès, afin de renforcer la confiance et la crédibilité auprès de vos nouveaux clients.

✅ Établissez de nouvelles relations avec des clients potentiels en mettant en valeur votre expertise. Découvrez ce à quoi ils sont confrontés actuellement et comment ils peuvent apporter de la valeur ajoutée de la meilleure façon possible tout en vous démarquant de la concurrence.

✅ Faites preuve de transparence en matière de tarification et proposez des solutions flexibles que vous pouvez leur proposer et qui correspondent à leur budget. Soulignez toujours la valeur à long terme de vos services et montrez comment vous pouvez les aider.

6. Gestion de la portée du projet

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Au départ, les objectifs et les livrables du projet peuvent ne pas être bien définis ou ils sont trop généraux. Lorsque les objectifs ne sont pas clairement définis dès le départ, il est facile de prendre une tournure en spirale, les clients demandant des tâches supplémentaires ou des modifications qui ne faisaient pas partie du plan initial.

❌ Parfois, les clients ne savent pas exactement ce qu'ils veulent, ou leurs besoins changent en cours de projet. Si les agences ne disposent pas d'un processus solide pour gérer les changements de périmètre, elles finissent par épuiser leurs ressources, ce qui entraîne des retards dans les délais et un stress accru.

❌ Les équipes peuvent sous-estimer le temps ou les ressources nécessaires pour accomplir les tâches. Sans une planification adéquate, les projets prennent rapidement du retard et il devient difficile de gérer à la fois la capacité de l'agence et les demandes des clients.

❌ Si l'équipe interne n'est pas d'accord sur les objectifs, les tâches ou les délais du projet, cela crée de la confusion et une mauvaise gestion. Une mauvaise communication entre les membres de l'équipe peut entraîner un chevauchement des responsabilités, des résultats manqués ou des malentendus quant à ce qui est inclus dans le périmètre, ce qui finit par déséquilibrer l'ensemble du projet.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce problème ?

✅ Lorsque vous lancez un projet, assurez-vous que tout est détaillé pour vous. Qu'il s'agisse des livrables, des délais et de la portée. Cela jette les bases et permet de s'y référer plus facilement lorsque les clients demandent des modifications. Un contrat solide peut vous éviter des maux de tête plus tard.

✅ Les clients voudront souvent apporter des modifications au fur et à mesure de l'avancement du projet, et c'est bien, mais la mise en place d'un processus officiel de demande de modification permet de contrôler ces demandes.

✅ En divisant les grands projets en phases plus petites, il est plus facile de suivre les progrès, de contrôler la portée et d'apporter les ajustements nécessaires sans tout faire dérailler. De plus, cela permet de mieux digérer les choses, à la fois pour votre équipe et pour le client.

✅ Les enregistrements fréquents permettent de s'assurer que les deux côtés sont alignés. C'est l'occasion de détecter rapidement tout écart de portée et de tenir le client informé des progrès réalisés, tout en gérant ses attentes en temps réel.

✅ Des outils tels qu'Asana, Trello ou Monday.com peuvent vous aider à établir des calendriers, à attribuer des tâches et à suivre les progrès. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et facilite la gestion des ajustements de portée sans chaos.

7. Retenir les talents

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Les agences sont rapides avec des délais serrés et des clients exigeants. Au fil du temps, cette pression constante mène à l'épuisement professionnel, et lorsque les employés se sentent dépassés, ils commencent à chercher quelque chose de moins intense.

❌ Les agences peuvent se concentrer tellement sur la satisfaction des clients que le développement des employés passe inaperçu. Lorsqu'il n'y a pas de voie claire de croissance ou d'opportunités d'acquérir de nouvelles compétences, les meilleurs talents se sentent bloqués et finissent par chercher ailleurs.

❌ Ce n'est pas qu'une question de clients, d'autres agences et entreprises sont toujours à la recherche de professionnels qualifiés. Si vous n'offrez pas de rémunération, d'avantages sociaux ou de flexibilité compétitifs, vos employés peuvent facilement être attirés.

❌ Si la culture de l'agence n'est pas adaptée, les employés ne resteront pas dans les parages. Qu'il s'agisse d'un mauvais leadership, d'un manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou d'un environnement rigide, tous ces facteurs peuvent pousser les gens à chercher quelque chose de mieux.

❌ Parfois, le travail devient simplement répétitif. Lorsque les employés continuent de travailler sur le même type de projets ou de clients, cela peut devenir ennuyeux. S'ils ne sont pas stimulés ou enthousiasmés par ce qu'ils font, ils sont plus susceptibles de passer à quelque chose de nouveau.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce problème ?

✅ Il est important de gérer la charge de travail et de veiller à ce que les employés aient un équilibre raisonnable entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Offrez de la flexibilité dans la mesure du possible, que ce soit par le biais d'options de travail à distance, d'horaires flexibles ou de charges de travail gérables. Lorsque les employés se sentent soutenus, ils sont plus susceptibles de rester dans les parages.

✅ La croissance doit être une priorité. Offrez de la formation, du mentorat et des voies claires pour la progression de carrière. Lorsque les gens constatent qu'ils développent leurs compétences et ont un avenir au sein de l'agence, ils vont rester plus longtemps.

✅ Il ne s'agit plus uniquement de salaires. Oui, une rémunération compétitive est importante, mais il en va de même pour les avantages tels que les soins de santé, les plans de retraite et les avantages tels que les programmes de bien-être ou les allocations de travail à domicile. Plus votre offre est attrayante, plus il est difficile pour les autres entreprises d'intervenir et de recruter vos meilleurs collaborateurs.

✅ Créez une culture dans laquelle les employés se sentent connectés, appréciés et motivés. Cela signifie une communication ouverte, un leadership solide et un sentiment d'appartenance à la communauté. Célébrez les victoires, reconnaissez le dur labeur et assurez-vous que votre équipe se sente valorisée, et pas simplement un autre rouage de la machine.

✅ Donnez à votre équipe la chance de travailler sur différents projets, de relever de nouveaux défis ou de proposer de nouvelles idées. La variété rend les choses intéressantes et suscite l'intérêt des gens pour ce qu'ils font.

8. Prix et marges bénéficiaires

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Les agences, en particulier les plus récentes, se fixent souvent des prix trop bas pour gagner des clients. Bien que cela puisse fonctionner à court terme, cela réduit les marges bénéficiaires et sous-évalue l'expertise et les efforts nécessaires.

❌ En l'absence d'un modèle de tarification solide, les agences ont du mal à uniformiser leurs tarifs d'un projet à l'autre. Une tarification personnalisée pour chaque client peut créer de la confusion et compliquer la prévision des revenus.

❌ C'est une grosse perte de profits. Lorsque les projets commencent à petite échelle mais qu'ils dépassent l'accord initial (sans ajuster les prix), les agences finissent par faire du travail supplémentaire pour les mêmes frais, ce qui réduit réellement leurs marges.

❌ De nombreuses agences ne pensent qu'aux coûts de main-d'œuvre lors de la fixation des prix et oublient d'inclure les frais généraux tels que les logiciels, les services publics ou les taxes. Cela se traduit par des marges bénéficiaires plus faibles que prévu.

❌ Pour rester compétitives, les agences baissent souvent leurs prix pour gagner des clients, mais cela se fait généralement au détriment de la rentabilité.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce problème ?

✅ Au lieu de facturer uniquement en fonction des heures travaillées, les agences devraient adopter une tarification basée sur la valeur. Cela lie les coûts à la valeur ou au résultat obtenu pour le client, ce qui contribue à justifier des frais plus élevés et à augmenter les marges.

✅ Créez une structure tarifaire claire et hiérarchisée qui soit cohérente pour tous les clients et tous les projets. Cela facilite la gestion des attentes et garantit que vous couvrez toutes les bases, de la main-d'œuvre aux frais généraux.

✅ Fixez des limites claires dans les contrats et incluez des clauses pour tout travail supplémentaire dépassant le cadre initial. De cette façon, le travail supplémentaire peut être facturé de manière appropriée, protégeant ainsi ces marges bénéficiaires.

✅ Tenez toujours compte des frais généraux lors de l'établissement de vos tarifs. Assurez-vous que votre tarification couvre non seulement le temps de votre équipe, mais également les abonnements logiciels, les frais de bureau et les taxes.

✅ Ne vous contentez pas de fixer vos prix et de les oublier. Réévaluez régulièrement vos prix pour vous assurer qu'ils correspondent toujours aux conditions du marché, à vos coûts et à la valeur que vous offrez à vos clients.

✅ Assurez-vous que les clients comprennent toute la valeur de vos services, et pas seulement les produits livrables. Lorsqu'ils constatent l'impact de votre travail sur leurs résultats, ils sont plus susceptibles d'accepter des frais plus élevés.

✅ Les outils CRM tels que Clientjoy offrent des fonctionnalités de création de propositions, de facturation, de gestion de projet et de communication avec les clients, le tout sur une seule plateforme. Cela permet aux agences de rationaliser plus facilement leurs opérations et d'établir des relations plus solides avec leurs clients.

9. Gestion des flux de trésorerie

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ Les clients peuvent mettre plus de temps que prévu à régler leurs factures, ce qui entraîne des écarts de revenus qui peuvent perturber la stabilité financière d'une agence. Cela peut être particulièrement problématique si l'agence dépend fortement de quelques grands clients.

❌ Les agences doivent souvent faire face à des demandes de projets fluctuantes, ce qui peut entraîner des revenus imprévisibles. Les tendances saisonnières ou le travail basé sur des projets peuvent entraîner une baisse des revenus pendant les périodes plus calmes.

Comment les agences peuvent-elles surmonter ce problème ?

✅ Définissez clairement les conditions de paiement dans les contrats et communiquez-les aux clients dès le départ. Envisagez d'appliquer des pénalités pour les retards de paiement afin d'encourager les règlements en temps opportun.

✅ Envoyez les factures immédiatement après les étapes clés du projet ou une fois le projet terminé. Plus la facture est envoyée rapidement, plus vous pouvez être payé rapidement.

✅ Le cas échéant, configurez la facturation récurrente pour les services en cours. Cela crée un flux de revenus stable et rend les flux de trésorerie plus prévisibles.

✅ Avec Clientjoy, vous pouvez facilement gérer la facturation et le suivi des paiements. Il vous permet d'automatiser la création de factures et les rappels, en vous assurant que les clients reçoivent des notifications pour les prochains paiements. Cela permet de minimiser les retards et de maintenir la stabilité de votre flux de trésorerie.

10. Opérations de dimensionnement

Pourquoi cela se produit-il ?

❌ À mesure qu'une agence prend en charge de plus en plus de clients et de projets, la complexité de la gestion de ces relations et de ces livrables augmente. Sans systèmes appropriés, il peut être difficile de tout suivre.

❌ Des équipes plus nombreuses peuvent entraîner des problèmes de communication, des rôles flous et des flux de travail incohérents. Il peut donc être difficile de maintenir la qualité et de répondre aux attentes des clients.

Que peuvent faire les agences pour y remédier ?

✅ L'établissement de flux de travail normalisés pour la gestion de projet peut contribuer à rationaliser les opérations. Des processus clairement définis garantissent que chacun connaît ses rôles et ses responsabilités.

✅ L'utilisation d'outils pour gérer les tâches, les délais et les livrables peut permettre à tout le monde de rester aligné et sur la bonne voie.

✅ À mesure que les agences se développent, il est essentiel de fixer des objectifs réalisables qui correspondent aux capacités de l'équipe. Évitez de vous engager trop dans de nouveaux clients ou dans des projets qui risquent de solliciter trop de ressources.

✅ Encouragez un environnement de travail collaboratif et favorable où les membres de l'équipe se sentent valorisés et motivés. Une solide culture d'équipe peut améliorer la rétention des employés, ce qui est essentiel pour gérer des opérations de plus grande envergure.

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En résumé

En fin de compte, les agences sont petites, s'adaptent rapidement et sont très compétitives par nature. Si vous êtes une agence, il est essentiel de vous efforcer de vous démarquer. Construisez votre propre identité et ne vous perdez pas dans la foule. Ayez confiance en vos offres et en la valeur unique que vous apportez à vos clients.

Synchronisation contribue à améliorer les listes locales et la gestion de la réputation, en veillant à ce que votre agence reste visible et attrayante pour les clients potentiels. Il s'agit de faire en sorte que les points forts de votre agence soient mis en valeur, afin d'attirer les bons clients.

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La joie des clients, la dernière acquisition de Synup, complète cela en rationalisant vos opérations. Avec des fonctionnalités de création de propositions, de facturation et de gestion de projet, il vous permet de gérer votre flux de travail de manière fluide. Cela signifie moins de temps consacré aux tâches administratives et une plus grande attention à la prestation d'un excellent service et à l'établissement de solides relations avec les clients.

En tirant parti de ces outils, vous pouvez renforcer la présence de votre agence sur un marché bondé. Il est temps de tirer parti de vos points forts et de vous tailler une place, afin de mener votre agence vers un succès durable.

10 défis majeurs auxquels les agences sont confrontées dans le cadre de leur croissance : FAQ

1. 4 types de problèmes d'agence

Les agences sont confrontées à plusieurs défis, notamment des incitations mal alignées, où les objectifs de l'équipe ne correspondent pas à ceux de l'agence, et une mauvaise communication qui peut entraîner des malentendus. Ils peuvent également avoir des difficultés à affecter les ressources, ce qui nuit à la rentabilité et à la rétention des talents, ce qui peut perturber les relations avec les clients.

2. Les défis des agences de publicité

Les agences de publicité sont confrontées à des défis tels que le fait de suivre l'évolution des tendances et des demandes des clients. Ils ont également du mal à obtenir des résultats mesurables dans des budgets et des délais serrés, tout en équilibrant créativité et attentes des clients. De plus, il peut être difficile de conserver les talents en raison de la charge de travail élevée et de la concurrence.

3. Inconvénient de l'agence indépendante

Les agences indépendantes sont souvent confrontées à des ressources limitées, ce qui rend difficile la concurrence avec les grandes entreprises ou les investissements dans les nouvelles technologies. Ils peuvent également manquer de reconnaissance de la marque, ce qui peut rendre difficile l'attraction de clients. De plus, une croissance rapide est difficile sans personnel suffisant et le fait de trop compter sur un petit nombre de clients peut mettre en danger la stabilité financière.