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¿Qué pasa después?
Si te preguntas cómo crear una factura, es muy probable que quieras facturar a un cliente por los bienes vendidos o los servicios prestados. Hemos recopilado una guía completa sobre lo que implica crear una factura para tu empresa y sobre cómo puedes hacerlo de forma manual o mediante una herramienta de facturación automatizada. Pero primero, empecemos con algunos conceptos básicos.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento legalmente vinculante que un vendedor o una empresa proporciona a un cliente, en el que se detalla la cantidad y el precio de los productos vendidos o los servicios disponibles. Es una práctica habitual que las empresas envíen una factura para facturar a sus clientes los pagos pendientes.
Echemos un vistazo a una plantilla de factura típica.
¿Qué constituye una factura?
Al crear una factura, hay varios detalles obligatorios que deben incluirse. Esto permite la transparencia y una línea de comunicación clara.
Esta es una lista de todos los detalles que debes incluir en una factura empresarial:
Este es uno de los detalles más importantes que debes incluir. La palabra «Factura» debe indicarse en negrita y cerca de la parte superior del documento. Esto aclara el propósito del documento y lo califica como documento comercial.
El nombre de tu empresa es otro detalle obligatorio que debes incluir en tu factura. Colócalo en un lugar destacado y hacia la parte superior del documento. Siempre es mejor incluir también el logotipo de tu empresa. Esto es necesario para evitar cualquier posible confusión en cuanto a quién se utilizaron los productos/servicios.
#3 La dirección de su empresa y la información de contacto
Esta es una parte esencial de tu factura, ya que proporciona a tus clientes la información que necesitan para ponerse en contacto contigo, en caso de que tengan alguna duda. Asegúrate de incluir la dirección completa de tu empresa, el número de teléfono fijo/móvil y la dirección de correo electrónico de soporte de tu empresa.
Para llevar un registro de todas sus facturas y facilitar la contabilidad, un único El número de factura debe asignarse a cada factura que envíes. Por ejemplo, puedes empezar con el número de factura 001 para tu primera factura e ir aumentando progresivamente.
Algunas empresas también incluyen marcadores de fecha en sus facturas para clasificarlas mejor. Podría ser algo así como la factura número 0318001, lo que significa que es la primera factura del mes de marzo de 2018.
#5 Fecha de la factura
En la mayoría de las empresas, las políticas de pago exigen que el cliente pague a la empresa dentro de un período de tiempo determinado a partir de la fecha de generación de la factura. Para facilitar esto, se debe mencionar la fecha de generación o la fecha de la factura.
También es una buena práctica incluir la fecha de entrega en los detalles de la factura de los bienes o servicios proporcionados.
Esta es la parte más importante de cualquier factura, ya que indica qué es exactamente lo que se le está facturando al cliente. Teniendo esto en cuenta, es mejor hacerlo lo más detallado posible. Evita usar descripciones vagas o clústeres sin categorizar.
Asegúrate de proporcionar información específica sobre la descripción del producto o servicio, la cantidad, la tarifa, el descuento, el importe y el subtotal. También puedes incluir cualquier otro gasto facturable que el cliente tenga que pagar en esta sección.
Este es un ejemplo de una descripción de factura debidamente detallada.
Todas las empresas deben tener condiciones establecidas a la hora de recibir los pagos de los clientes. Estas condiciones pueden diferir según el tipo de empresa, la localidad, los estándares del sector y las necesidades empresariales. Para evitar contratiempos, siempre es una buena práctica discutir previamente las condiciones básicas de pago con el cliente e imprimirlas en la factura.
He aquí un ejemplo.
Todas las facturas requieren una sección «Facturar a», en la que indiques el nombre, la dirección y los datos de contacto del cliente. Como ocurre con la información de tu empresa, los detalles del cliente son necesarios para evitar cualquier confusión sobre a quién se venden los bienes o servicios.
Menciona claramente la fecha de vencimiento del pago en tu factura, para que el cliente sepa cuándo pagar y tenga suficiente antelación para arreglar sus finanzas.
Asegúrese de incluir todos los detalles del impuesto sobre las ventas como parte del importe total adeudado. Los impuestos sobre las ventas pueden variar según la ubicación de tu empresa, así que comprueba tu agencia tributaria local para conocer los detalles.
Estos son los detalles más importantes que debes incluir en tu factura. Dicho esto, ¿cómo se crea uno?
Bueno, hay dos maneras de hacerlo. Puede crear facturas manuales y mantener su propio sistema de archivo, o puede automatizarlo mediante una herramienta de terceros.
Creación manual de facturas
Esto se puede hacer creando manualmente un formato de factura con un software como MS Excel y completando los detalles. El inconveniente aquí es que indexar y mantener un repositorio de facturas se convierte en una tarea tediosa. Pero, por otro lado, las facturas manuales también son difíciles de hackear.
Aquí hay un videotutorial sobre cómo crear una factura manual.
Facturación automatizada
La automatización del proceso de facturación puede ahorrarle muchos problemas. Hay una serie de herramientas de facturación en línea que puede utilizar. Esta es una lista de algunas de estas herramientas.
PD: También puedes consultar más plantillas de facturas aquí.
¡Así que ahí lo tienes! ¡Ahora tiene toda la información que necesita para crear facturas estelares y ricas en detalles!
Y menos tiempo obsesionándote con tu presencia local